Când o companie reușește să crească an de an organic, fără o planificare specială, de cele mai multe ori managementul va trece peste necesitatea unei auditări a infrastructurii IT și scapă din vedere cerințele impuse de creșterile ulterioare.
Astfel, companiile care gestionează o infrastructură tehnologică internă complexă vor realiza la un moment dat că sistemele pe care le au la dispoziție clachează, nu mai reușesc să satisfacă nevoile companiei.
În cele mai multe cazuri, companiile mici și mijlocii și corporațiile mari adoptă o abordare fragmentată în timpul fazei de creștere, doar pentru a descoperi că au un sistem IT extrem de dezarticulat și ineficient, în care departamentele, sistemele și echipamentele diferite nu reușesc să comunice eficient între ele.
Vestea bună este că există o mulțime de posibilități pentru a elimina ceea ce reprezintă surplus și pentru a adăuga valoare, dacă se găsește suficientă pricepere și voința de a modela infrastructura IT pentru o creștere optimă.
Așadar, când facem referire la dezvoltare și scalabilitate viitoare, este infrastructura IT pregătită sau nu pentru a susține fluxurile de lucru și sistemele ineficiente?
Auditul infrastructurii IT
Primul pas pentru a vă ordona infrastructura este să faceți o evaluare cât mai exactă a situației prezente. Iar acest lucru, se obține cel mai corect în urma unui audit, care va reflecta imaginea completă a infrastructurii actuale.
Adesea, în timpul creșterii, abordarea fragmentată poate genera sincope majore în sistemele IT, ceea ce duce la un flux de lucru îngreunat și expune o organizație la breșele de securitate.
Un audit poate identifica orice riscuri potențiale, punctând în același timp imperfecțiunile din fluxurile de lucru și managementul documentelor.
Obțineți echipamenetele potrivite pentru nevoi specifice
Odată ce auditul dezvăluie punctele slabe din infrastructura IT, nu uitați să aruncați o privire la imprimantele multifuncționale pe care le aveți la locul de muncă. Dacă au trecut câțiva ani de când echipamentul multifuncțional sau imprimanta a fost auditat sau actualizat, atunci sunt șanse să utilizați un model învechit sau un dispozitiv multifuncțional care consumă energie și produce costuri.
Știați că acum există o imprimantă multifuncțională cu o durată de viață a tamburului de până la 600.000 de pagini? Poate echipamentul dumneavoastră multifuncțional să facă asta? Există o gamă largă de dispozitive hardware sofisticate și inteligente, ale căror funcționalități și capacități pot fi cu ușurință extinse odată cu creșterea afacerii dvs., pentru a economisi timp și bani.
Documentați fluxul de lucru si procesele
Majoritatea organizațiilor nu reușesc să revizuiască în mod regulat fluxul de lucru și procesele, ceea ce înseamnă că deseori își desfășoară activitatea într-un mod care nu servește clientul, nu avantajează rezultatul final sau nu onorează integritatea mărcii, în ciuda creșterii.
Gestionarea serviciilor de tipărire
Rularea dispozitivelor de tipărire ineficiente alături de procese prea puțin optimizate poate fi o alegere extrem de nefericită pentru companiile care nu au un serviciu de tipărire gestionat (Managed Print Services) cu un furnizor de încredere. Un bun furnizor de MPS va îmbunătăți scalabilitatea, va reduce costurile, va sporii securitatea, sustenabilitatea și calitatea serviciilor.
- Scalabilitate: Asigurați-vă că infrastructura este pregătită să susțină în mod corespunzător creșterea rapidă, iar securitatea și controlul calității nu sunt compromise în cazul în care organizația dumneavoastră se extinde în mod accelerat.
- Economii: la fel ca o mașină bine unsă, cu cât fluxul de lucru pentru documente și MPS sunt mai eficiente, cu atât rezultatul final va fi mai sănătos. Implementarea unor sisteme eficiente înseamnă și reducerea unor cheltuieli. Asigurați-vă că știți care sunt costurile reale asociate cu funcționarea dispozitivelor și echipamentelor IT.
- Sustenabilitate: De cele mai multe ori alegerea unor sisteme și infrastructuri mai eficiente vine cu avantajul suplimentar de a fi mai bune pentru mediul înconjurător. Explicația constă în faptul că tehnologiile moderne se bazează pe principii care susțin consumul redus de energie și utilizarea unor materiale reciclabile.
- Servicii:pentru a vă avea certitudinea unor servicii corespunzătoare în măsura în care vă extindeți, este esențial să identificați un furnizor de echipamente de tipărire de încredere.
- Securitatea datelor: Protejarea datelor este esențială, iar o soluție bună de servicii de tipărire gestionate poate identifica nu numai riscurile de securitate, ci poate îmbunătăți nivelul securității pentru a se asigura că datele și informațiile organizaționale sunt protejate pe măsură ce afacerea crește.