Ne gândim prea puțin și prea rar la greșelile curente pe care le facem atunci când listăm documente la birou. Multiplicate la nivelul populației globale, situația devine dramatică.
Vreți dovezi?
Deși ne place ideea de a lucra electronic, într-un studiu recent inițiat de compania de consultanță GARTNER se afirmă că, în medie, volumul de hârtie utilizat în cadrul unui birou mediu a crescut cu 25%!
Iată cinci greșeli curente care s-ar putea întâmpla chiar acum în compania în care ești angajat.
1. Documente inutil tipărite color
Înainte să apeși tragaciul pe mouse, ar trebui să te întrebi: documentul acesta minunat Excel chiar merită tipărit cu toner color? Pentru a preveni astfel de pierderi criminale, se pot defini profile pentru anumite tipuri de programe (Excel, Outlook) sau chiar se pot restricționa anumite profile de utilizatori la tipărire exclusiv alb-negru. Și dacă ai cumpărat mașini deștepte, acestea ar trebui să poată direcționa anumite operațiuni către echipamentul cel mai potrivit astfel încât să poți reduce costurile oricărui document color.
2. Achiziționarea unui multifuncțional A3 uriaș, când nu ai nevoie de așa ceva
Atunci când se listează volume mari de documente zilnic, decidenții pot fi înșelați de perspectiva unui super-echipament A3. Dar, de vreme ce peste 95% din paginile tipărite sunt A4, ar merita luată în considerare opțiunea de achiziție a unui multifuncțional A4, care ocupă mai puțin spațiu, consumă mai puțină energie și are o amprentă mai mică de carbon. Echipamentele A4 din noua serie Kyocera merg chiar mai departe de atât, ținând costurile cu consumabilele la un nivel extrem de redus, reușind totodată să facă față unui volum mare de documente tipărite și oferind utilizatorului toate opțiunile de manipulare a hârtiei, precum capsarea, sortarea sau ștanțarea.
3. Documente tipărite doar pe o față
Aproape toți ne recunoaștem în această greșeală! O adevărată crimă în ciuda soluției atât de la îndemână pentru oricine, încât susținerea nevinovăției ar fi inutilă. Cea mai simplă rezolvare pentru a determina angajații să nu mai tipărească documente pe o singură parte este pur și simplu setarea default din echipament a imprimării față-verso.
4. Documente aruncate din imprimantă, direct la gunoi
Sunt o mulțime de motive pentru care un document tipărit nu ajunge să fie niciodată folosit. Unele tipărituri sunt pur și simplu abandonate în tavă; altele conțin greșeli pe care utilizatorul le descoperă o secundă mai târziu după ce a apăsat butonul de “PRINT”. Astfel de cazuri pot fi cu ușurință evitate dacă utilizatorul, după ce a dat comanda de tipărire, ar trebui să se autentifice pe echipament pentru a se realiza comanda propriu-zisă. În toate celelalte cazuri, există un mesaj simplu: gândește de două ori, înainte să tipărești un document! În felul acesta angajații ar putea să salveze documente de la trista destinație a coșului de gunoi…
5. Distribuirea de documente tipărite, când ar putea fi trimise electronic
Desigur, există anumite tipuri de documente care pur și simplu trebuie tipărite. Deși transmiterea informației în format digital de multe ori este o metodă mult mai eficientă, mai rapidă și mai puțin costisitoare. Pentru cei care doresc o abordare mai organizată, sistemul de management al documentelor permite accesul, trimiterea și administrarea documentelor cu ajutorul unor echipamente moderne, reducând nevoia de a avea documente fizice, tipărite. Este o soluție care ajută nu doar la reducerea consumului de hârtie și toner, dar simplifică mult procesele și eficientizează fluxurile.