fbpx

CINCI PACATE CAPITALE IN TIPARIREA DOCUMENTELOR

Postat in 5 octombrie, 2016

CINCI PACATE CAPITALE IN TIPARIREA DOCUMENTELOR

Ne gandim prea putin, prea rar la greselile curente pe care le facem atunci cand listam documente la birou. Multiplicate insa la nivelul populatiei globale, situatia devine dramatica.

Vreti dovezi?

Desi ne place ideea de a lucra electronic, intr-un studiu recent initiat de compania de consultanta GARTNER se afirma ca, in medie, volumul de hartie utilizat in cadrul unui birou mediu a crescut cu 25%!

Iata cinci greseli curente care s-ar putea intampla chiar acum in compania in care esti angajat.

1.Documente inutil tiparite color

Inainte sa apesi tragaciul pe mouse, ar trebui sa te intrebi: documentul acesta minunat Excel chiar merita tiparit cu toner color? Pentru a preveni astfel de pierderi criminale, se pot defini profile pentru anumite tipuri de programe (Excel, Outlook) sau chiar se pot restrictiona anumite profile de utilizatori la tiparire exclusiva alb-negru. Si daca ai cumparat masini destepte, acestea ar trebui sa poata directiona anumite operatiuni catre echipamentul cel mai potrivit asa incat sa poti reduce costurile oricarui document color.

2.Achizitionarea unui multifuntional A3 urias, cand nu ai nevoie de asa ceva

Atunci cand se listeaza volume mari de documente zilnic, decidentii pot fi inselati de perspectiva unui super-echipament A3. Dar, de vreme ce peste 95% din paginile tiparite sunt A4, ar merita luata in considerare optiunea de achizitie a unui multifunctional A4, care ocupa mai putin spatiu, consuma mai putina energie si are o amprenta mai mica de carbon. Echipamentele A4 din noua serie Kyocera merg chiar mai departe de atat, tinand costurile cu consumabilele la un nivel extrem de redus, reusind totodata sa faca fata unui volum mare de documente tiparite si oferind utilizatorului toate optiunile de manipulare a hartiei, precum capsarea, sortarea sau stantarea.

3.Documente tiparite doar pe o fata

Aproape toti ne recunoastem in aceasta greseala! O adevarata crima in ciuda solutiei atat de la indemana pentru oricine, incat sustinerea nevinovatiei ar fi inutila. Cea mai simpla rezolvare pentru a determina angajatii sa nu mai tipareasca documente pe o singura parte este pur si simplu setarea default din echipament a imprimarii fata-verso.

4.Documente aruncate din imprimanta, direct la gunoi

Sunt o multime de motive pentru care un document tiparit nu ajunge sa fie niciodata folosit. Unele tiparituri sunt pur si simplu abandonate in tava; altele contin greseli pe care utilizatorul le descopera o secunda mai tarziu dupa ce a apasat butonul de “PRINT”. Astfel de cazuri pot fi cu usurinta evitate daca utilizatorul, dupa ce a dat comanda de tiparire, ar trebui sa se autentifice pe echipament pentru a se realiza comanda propriu-zisa. In toate celelalte cazuri, exista un mesaj simplu: gandeste de doua ori, inainte sa tiparesti un document! In felul acesta angajatii ar putea sa salveze documente de la trista destinatie a cosului de gunoi…

5.Distribuirea de documente tiparite, cand ar putea fi trimise electronic

Desigur, exista anumite tipuri de documente care pur si simplu trebuie tiparite. Desi transmiterea informatiei in format digital de multe ori este o metoda mult mai eficienta, mai rapida si mai putin costisitoare. Pentru cei care doresc o abordare mai organizata, sistemul de management al documentelor permite accesul, trimiterea si administrarea documentelor cu ajutorul unor echipamente moderne, reducand nevoia de a avea documente fizice, tiparite. Este o solutie care ajuta nu doar la reducerea consumului de hartie si toner, dar simplifica mult procesele si eficientizeaza fluxurile.