Uneori, mai multe variante înseamnă decizii mai greu de luat. Piața actuală oferă multiple posibilități, numeroase branduri și – fiecare dintre acestea – o multitudine de modele de echipamente de tipărire. Așa că, dacă ați primit sarcina de a găsi un echipament multifuncțional (MFP) pentru compania dvs., probabil că deja ați identificat o serie de opțiuni și posibili furnizori. Numărul mare de mărci și modele cu caracteristici și capacități diferite complică însă dilema decizională.
Ca atare, rămâne întrebarea: cum alegi un multifuncțional potrivit pentru birou? Care sunt criteriile care primează?
Achiziționarea unui echipament MFP poate fi o decizie majoră de investiții, deci ați dori să vă alocați timp pentru a vă evalua serios opțiunile. În acest articol, vă oferim câteva sfaturi despre cum să alegeți cel mai bun MFP care să răspundă nevoilor și preferințelor specifice afacerii dvs.
Ce este MFP?
O imprimantă multifuncțională sau MFP este un dispozitiv compact de dimensiuni variabile, care poate tipări, copia, scana documente și poate trimite/primi faxuri. Ideea principală a unui MFP este să economisească spațiu (și bani) îndeplinind mai multe sarcini.
MFP este popular în rândul companiilor cu buget, datorită costurilor reduse de achiziție și de funcționare. Cu toate funcțiile dintr-un singur dispozitiv, nu doar economisiți la facturile de energie, ci și la consumabilele în curs. MFP este, de asemenea, ușor de configurat și întreținut.
Criterii importante când alegeți un MFP
Este important să alegeți un MFP care se potrivește cel mai bine afacerii dvs. – unul care să îndeplinească cerințele dvs., să se integreze bine cu sistemele actuale și să economisiți timp și bani pe termen lung. Iată câteva lucruri pe care trebuie să le luați în considerare:
1. Cât de importante sunt documentele tipărite
Iată câteva dintre întrebările care vă pot ajuta să evaluați nevoile dvs. de imprimare a afacerii:
- Obișnuiți să tipăriți documente color sau alb-negru?
- Utilizați și alte formate de hârtie decât A4?
- Cât de multe documente obișnuiți să tipăriți lunar/anual?
- Ce calitate de tipărire aveți nevoie?
- Câți utilizatori aveți și care sunt cerințele de conectivitate din biroul dvs.?
Odată ce aveți o imagine mai clară a cerințelor și nevoilor de tipărire vă va fi mai ușor să determinați caracteristicile și funcționalitățile pe care să le căutați la un MFP.
2. Cheltuieli de tipărire pe termen lung
Când luați în considerare un MFP, trebuie să vă uitați la costul total al proprietătii (TCO). Aceasta include nu numai prețul de achiziție, ci și cheltuielile pe termen lung asociate cu echipamentul de tipărire, cum ar fi consumabilele, costurile de întreținere și reparații.
În cazul echipamentelor de tipărire – simple imprimante sau multifuncționale – acest TCO este extrem de important pentru că, în timp, acestea pot ajunge să însumeze 2-3 ori valoarea inițiala de achiziție. Daca aveți nevoie de ajutor pentru calcularea costului total de proprietate (TCO) al dispozitivelor dvs. și de sfaturi cu privire la modul de reducere semnificativă a costurilor continue pe durată de viață a imprimantelor dvs., nu ezitați să contactați un reprezentant Kyocera din apropiere.
3. Impactul asupra mediului
Este imprimanta multifuncțională ecologică? Luați în considerare mărcile care sprijină reducerea amprentei de carbon în producția, distribuția, întreținerea și eliminarea / reciclarea dispozitivelor MFP. Pe măsură ce ne interesează viteza și calitatea imprimării, în mod egal ar trebui să ne preocupe eficiența energetică. Un dispozitiv eficient din punct de vedere energetic este bun pentru mediu și, în același timp, reduce costurile totale de imprimare.
Imprimantele Kyocera, de exemplu, includ tehnologia ECOSYS fără cartuș, care este capabilă să imprime până la 600.000 de pagini fără a fi nevoie să înlocuiți tamburul de imprimare. Acest lucru se traduce printr-un cost mai mic al consumabilelor și o reducere semnificativă a deșeurilor de unică folosință.
4. Servicii de suport pentru MFP
Indiferent ce marcă și model alegeți, analizați atent serviciile de asistență incluse sau disponibile pentru dispozitivele MFP.
5. Ușurință în utilizare și integrarea cu alte aplicații
Într-un mediu activ de business, ușurința utilizării echipamentelor este esențială. Asigurați-vă că alegeți un MFP ușor de utilizat. Puteți solicita un echipament demo sau o sesiune demo pentru a evalua funcționalitățile, viteza și calitatea tipăririi.
De asemenea, luați în considerare nevoile companiei dvs. în ceea ce privește conectivitatea imprimantei, cum ar fi USB, carduri de memorie, Bluetooth, integrare în rețea, AirPrint sau orice alt software utilizat pentru a tipări documentele. La toate aceste cerințe de conectivitate, trebuie să vă asigurați, de asemenea, că sunt respectate politicile de securitate a documentelor din cadrul companiei.
Un MFP trebuie să fie ușor de utilizat, capabil să se integreze cu sistemele existente și să asigure securitatea documentelor și a datelor.
6. Verifică opinia altor utilizatori
Ați verificat recenziile online? Atunci când luați decizia de a cumpăra un MFP, ar fi o idee bună pentru dvs. să verificați evaluarile utilizatorilor și ale terților. Vă veți putea face o imagine obiectivă pe baza unor recenzii imparțiale.
Există o serie de lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un MFP potrivit. Vă sugerăm să începeți cu înțelegerea obiceiurilor și a cerințelor actuale legate de tipărire în companiei dvs. Fiecare afacere este unică și, definind mai clar nevoile punctuale, căutarea și găsirea unui MFP va deveni o misiune mult mai simplă
Articol preluat de pe site-ul Kyocera.
