DOCUMENTELE TIPARITE SI GDPR
Postat in 6 martie, 2018
KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Kyocera) a publicat un ghid dedicat pentru informarea si educarea companiilor cu privire la riscurile specifice asociate cu gestionarea documentelor pe suport de hartie si pentru a ajuta la simplificarea procesului de complianta la GDPR inainte de termenul limita din 2018.
File Under Compliance este un ghid detaliat, usor de parcurs, privind aspectele juridice si tehnice ale documentelor de hartie care contin date cu caracter personal. Acesta ofera expertiza de la consultantul juridic si echipa de conformitate a companiei KYOCERA, precum si ofera sfaturi practice pentru gestionarea si securizarea inregistrarilor tiparite si digitale.
Multi experti juridici considera ca documentele pe hartie sunt adesea trecute cu vederea de catre organizatii pe masura ce se pregatesc pentru GDPR.
Helena Brown, Partener si Director de date in cadrul la firmei internationale de avocatura, Addleshaw Goddard, a declarat: “Incapacitatea de a mentine siguranta datelor personale este motivul pentru care organizatiile ar putea face subiectul unor amenzi pentru incalcari conform legislatiei actuale privind protectia datelor, lucru care este probabil sa continue odata ce va intra in aplicare. Documentele bazate pe hartie sunt, in general, mai putin sigure decat sistemele IT bazate in principal pe provocarile legate de prevenirea accesului fizic. Transportarea datelor intre locatii in acest format creste, de asemenea, riscurile de securitate, deoarece hartia nu poate fi criptata sau protejata prin parola. ”
In cazul in care sunt gestionate corespunzator, fisierele de hartie si fisierele digitale pot coexista in cadrul unei strategii GDPR, opineaza Martijn van der Wel, Consilier juridic interimar la KYOCERA Document Solutions Europe si contribuitor principal la ghidul de conformitate GDPR. El a comentat: “Pentru datele pe suport de hartie, etichetarea si depozitarea sunt detalii extrem de importante atunci cand vine vorba de cerinta de a detecta si distruge date specifice. Organizatiile trebuie sa fie apte sa demonstreze ca au sters toate urmele de date cu caracter personal atunci cand cererea relevanta a fost facuta. ”
“O digitizare graduala a documentelor este ceva catre care ar trebui sa se indrepte acum organizatiile, daca nu o fac deja”, adauga specialistul tehnic Johan van der Meer MSc, Senior Officer Corporate Compliance, KYOCERA Document Solutions Europe.
“Capacitati imbunatatite, cum ar fi controlul accesului si trasabilitatea, sunt doar inceputul. O platforma robusta de servicii pentru continut poate consolida procesul de protectie a datelor in intreaga companie si poate aduce o valoare reala liderilor de afaceri – care se ocupa de viitorul si de datele personale ale clientilor – asa incat sa realizeze respectarea normelor prezute prin GDPR.
File Under Compliance, ghidul expert al KYOCERA pentru obtinerea managementului documentelor este disponibil pentru descarcare aici.