KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Kyocera) a publicat un ghid dedicat pentru informarea și educarea companiilor cu privire la riscurile specifice asociate cu gestionarea documentelor pe suport de hârtie și pentru a ajuta la simplificarea procesului de conformare la GDPR înainte de termenul limită din 2018.
File Under Compliance este un ghid detaliat, ușor de parcurs, privind aspectele juridice și tehnice ale documentelor de hârtie care conțin date cu caracter personal. Acesta oferă expertiza de la consultantul juridic și echipa de conformitate a companiei KYOCERA, precum și oferă sfaturi practice pentru gestionarea și securizarea înregistrărilor tipărite și digitale.
Mulți experți juridici consideră că documentele pe hârtie sunt adesea trecute cu vederea de către organizații pe măsură ce se pregătesc pentru GDPR.
Helena Brown, Partener și Director de date în cadrul firmei internaționale de avocatură, Addleshaw Goddard, a declarat: „Incapacitatea de a menține siguranța datelor personale este motivul pentru care organizațiile ar putea face subiectul unor amenzi pentru încălcări conform legislației actuale privind protecția datelor, lucru care este probabil să continue odată ce va intra în aplicare. Documentele bazate pe hârtie sunt, în general, mai puțin sigure decât sistemele IT bazate în principal pe provocările legate de prevenirea accesului fizic. Transportarea datelor între locații în acest format crește, de asemenea, riscurile de securitate, deoarece hârtia nu poate fi criptată sau protejată prin parolă.”
În cazul în care sunt gestionate corespunzător, fișierele de hârtie și fișierele digitale pot coexista în cadrul unei strategii GDPR, opinează Martijn van der Wel, Consilier juridic interimar la KYOCERA Document Solutions Europe și contribuitor principal la ghidul de conformitate GDPR. El a comentat: „Pentru datele pe suport de hârtie, etichetarea și depozitarea sunt detalii extrem de importante atunci când vine vorba de cerința de a detecta și distruge date specifice. Organizațiile trebuie să fie apte să demonstreze că au șters toate urmele de date cu caracter personal atunci când cererea relevantă a fost făcută.”
,,O digitizare graduală a documentelor este ceva către care ar trebui să se îndrepte acum organizațiile, dacă nu o fac deja”, adaugă specialistul tehnic Johan van der Meer MSc, Senior Officer Corporate Compliance, KYOCERA Document Solutions Europe.
„Capacități îmbunătățite, cum ar fi controlul accesului și trasabilitatea, sunt doar începutul. O platformă robustă de servicii pentru conținut poate consolida procesul de protecție a datelor în întreaga companie și poate aduce o valoare reală liderilor de afaceri – care se ocupă de viitorul și de datele personale ale clienților – astfel încât să realizeze respectarea normelor prevăzute prin GDPR.”
„File Under Compliance”, ghidul expert al KYOCERA pentru obținerea managementului documentelor este disponibil pentru descărcare
aici.
